Tham dự buổi giám sát có đồng chí Phan Chí Nhân – Trưởng Ban Văn hóa – Xã hội, Phó Trưởng Đoàn giám sát, cùng các thành viên Đoàn giám sát, đại diện các cơ quan, đơn vị và chuyên viên phụ trách công văn thư, lưu trữ.

Đồng chí Phan Chí Nhân – Trưởng Ban Văn hóa – Xã hội, Phó Trưởng Đoàn giám sát

Tại buổi giám sát, Đoàn giám sát tiến hành xem xét các hồ sơ, văn bản liên quan; đồng thời trao đổi, làm rõ những nội dung trong quá trình bàn giao, tiếp nhận, quản lý và số hóa hồ sơ, tài liệu. Các thành viên Đoàn tập trung đánh giá những kết quả đạt được, những khó khăn, hạn chế và đề nghị UBND phường có giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ, bảo đảm tính đầy đủ, khoa học, an toàn và thuận tiện trong khai thác, sử dụng.

Thành viên đoàn giám sát phát biểu

Qua khảo sát thực tế, Đoàn giám sát ghi nhận công tác lưu trữ hiện còn nhiều khó khăn. Phường chưa có kho lưu trữ chính thức, điều kiện bảo quản hồ sơ, tài liệu chưa bảo đảm; khu vực lưu trữ chưa được trang bị thiết bị làm mát phù hợp, một số vị trí tường có tình trạng ẩm mốc. Hồ sơ, tài liệu còn được bố trí dưới sàn; việc sắp xếp tại một số khu vực chưa khoa học, gây khó khăn cho việc tra cứu, tìm kiếm và khai thác tài liệu. Thực trạng này tiềm ẩn nguy cơ ảnh hưởng đến chất lượng và an toàn của hồ sơ, tài liệu.

Toàn cảnh cuộc họp

Phát biểu tại buổi giám sát, đại diện UBND phường trao đổi, làm rõ các nội dung được Đoàn giám sát quan tâm, đồng thời tiếp thu các ý kiến góp ý để tiếp tục thực hiện tốt công tác lưu trữ, chỉnh lý và số hóa tài liệu trong thời gian tới.

Đồng chí Phan Chí Nhân – Trưởng Ban Văn hóa – Xã hội, Phó Trưởng Đoàn giám sát phát biểu

Kết luận buổi giám sát, đồng chí Phan Chí Nhân – Trưởng Ban Văn hóa – Xã hội, Phó Trưởng Đoàn giám sát đề nghị UBND phường tiếp tục rà soát, hoàn thiện công tác bàn giao, tiếp nhận và quản lý hồ sơ, tài liệu; quan tâm khắc phục những hạn chế về điều kiện bảo quản, sắp xếp hồ sơ; đẩy mạnh chỉnh lý, số hóa, bảo quản an toàn tài liệu, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị./.