Từ ngày 1-7-2025, nhiều thủ tục tư pháp - hộ tịch được chuyển về cấp xã, tạo thuận lợi cho người dân thực hiện thủ tục. Tuy nhiên, tại những địa bàn đông dân, lượng hồ sơ tăng nhanh trong khi nhân sự không tăng tương ứng, khiến chuyên viên tư pháp - hộ tịch phải đảm nhận nhiều phần việc hơn.

Áp lực hồ sơ ở địa bàn đông dân

Trước đây, thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài được giải quyết ở cấp tỉnh hoặc cấp huyện. Từ ngày 1-7-2025, thẩm quyền giải quyết thủ tục này được chuyển về cấp xã.

Bà Nguyễn Thị Cẩm Nhung (45 tuổi, phường Phước Thắng, TPHCM) chia sẻ, thủ tục đăng ký kết hôn với chồng (quốc tịch Trung Quốc) được thực hiện ngay tại nơi sinh sống nên rất thuận tiện.

Trong 8 tháng đầu năm 2026, phường Phước Thắng phát sinh 520 trường hợp đăng ký khai sinh, 211 trường hợp đăng ký kết hôn, 137 trường hợp đăng ký khai tử, 726 hồ sơ xác nhận tình trạng hôn nhân, 1.370 hồ sơ cấp bản sao, 116 trường hợp cải chính hộ tịch cùng nhiều thủ tục khác.

Từ ngày 1-7-2025 đến nay, phường đã giải quyết 11 hồ sơ đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài. Theo bà Lê Thị Hồng Hà, phụ trách Tổ Tư pháp phường Phước Thắng, hiện tổ có 4 người. Sau khi chính thức vận hành mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, khối lượng công việc chuyển về cấp xã tăng khá nhiều, trong khi nhân sự không tăng tương ứng.

Một chuyên viên phụ trách công tác tư pháp - hộ tịch phải bao quát nhiều nội dung hơn, từ theo dõi thi hành pháp luật, thi hành án, phổ biến, giáo dục pháp luật, hòa giải ở cơ sở đến tham gia kiểm tra, rà soát văn bản và phối hợp xử lý những vụ việc liên quan đến nhiều ngành.

Sau khi sắp xếp, số lượng hồ sơ hộ tịch tại phường Sài Gòn (TPHCM) tăng gấp 2-3 lần. Trung bình mỗi ngày, phường tiếp nhận khoảng 50-60 hồ sơ; trong những đợt cao điểm, số lượng hồ sơ còn nhiều hơn. Hồ sơ tăng trong khi phường chỉ có một chuyên viên tư pháp - hộ tịch, nhưng vẫn phải bảo đảm thời gian giải quyết theo quy định.

Phường Bình Dương (TPHCM) có đông công nhân, người lao động từ nhiều địa phương đến sinh sống, làm việc nên nhu cầu chứng thực bản sao, chữ ký, hồ sơ phục vụ xin việc và các thủ tục hộ tịch phát sinh thường xuyên. Khối lượng công việc tăng nhiều.

Trước khi tổ chức mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, cấp xã được giao giải quyết 155 thủ tục hành chính. Hiện nay, số thủ tục thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp xã là 372, tăng 217 thủ tục, tương đương khoảng 140%.

Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Bình Dương hiện bố trí 4 chuyên viên trực tiếp thực hiện nhiệm vụ. Từ ngày 1-7-2025 đến ngày 27-9-2026, bộ phận này tiếp nhận 58.749 hồ sơ, bình quân khoảng 14.687 hồ sơ/chuyên viên.

Trong số đó, có 18.514 hồ sơ được tiếp nhận trực tuyến, chiếm 31,51%. Áp lực đối với chuyên viên tư pháp - hộ tịch tăng trên nhiều phương diện: số thủ tục nhiều hơn, lượng hồ sơ lớn hơn và yêu cầu chuyên môn cao hơn.

Đối với những nhóm việc có yêu cầu chuyên môn cao, chuyên viên tư pháp - hộ tịch phải thường xuyên cập nhật quy định, kiểm tra kỹ thành phần hồ sơ, đối chiếu thông tin trước khi giải quyết.

Việc nhiều lên, người có đủ sức gánh?

Xã Tân Vĩnh Lộc được sáp nhập từ xã Phạm Văn Hai và xã Vĩnh Lộc B, với dân số 161.222 người tính đến ngày 31-12-2025. Trong khi địa bàn và dân số tăng gần gấp đôi, số chuyên viên tư pháp - hộ tịch vẫn là 2 người, không thay đổi so với trước khi sáp nhập.

Theo ông Trương Ngọc Thanh Nhân, Phó Chủ tịch UBND xã Tân Vĩnh Lộc, trung bình mỗi tháng, 2 chuyên viên tư pháp - hộ tịch tiếp nhận, giải quyết khoảng 600 hồ sơ, trong đó có khoảng 200 hồ sơ trước đây thuộc thẩm quyền cấp huyện. Khối lượng công việc phải xử lý tăng khoảng 2-3 lần so với trước.

Bên cạnh đó, khó khăn còn nằm ở cách bố trí chức danh. Sau khi bộ máy mới vận hành, không còn chức danh công chức tư pháp - hộ tịch như trước, mà nhiệm vụ được giao về Văn phòng HĐND và UBND xã, sau đó phân công công chức thực hiện. Những người này đồng thời phải đảm nhận thêm một số nhiệm vụ thuộc lĩnh vực văn phòng theo quy định.

Trước mắt, UBND xã Tân Vĩnh Lộc ưu tiên bố trí những công chức có kiến thức chuyên môn sâu, khả năng phân tích, đánh giá và xử lý công việc. Việc điều tiết công việc cũng được thực hiện linh hoạt hơn để chuyên viên tư pháp - hộ tịch có thời gian tập trung nghiên cứu, giải quyết hồ sơ cho người dân.

Trăn trở về vấn đề nhân sự cũng được đặt ra tại phường Sài Gòn. Bà Ngô Hải Yến, Phó Chủ tịch UBND phường Sài Gòn, cho biết, với đặc thù là một phường trung tâm có hoạt động giao dịch kinh tế, hành chính rất năng động, bình quân mỗi ngày, phường tiếp nhận và xử lý hơn 350 hồ sơ và hơn 720 bản chứng thực chữ ký, chứng thực sao y; gần 80 lượt hồ sơ về hộ tịch với hơn 250 bản phải xử lý.

Thực tế này đòi hỏi chuyên viên tư pháp - hộ tịch phải đa nhiệm trong xử lý công việc, bảo đảm liên tục và nhịp nhàng, từ khâu trực tiếp tiếp nhận, hướng dẫn, kiểm tra hồ sơ, đối chiếu dữ liệu đến giải quyết trên hệ thống điện tử.

Để bảo đảm giải quyết hồ sơ đúng hạn trong điều kiện khối lượng công việc tăng và yêu cầu nghiệp vụ cao, lãnh đạo UBND phường Sài Gòn xác định phải chủ động tổ chức lại quy trình làm việc, thay vì chỉ đơn thuần tăng cường thời gian xử lý.

Những hồ sơ đơn giản được xử lý nhanh; những trường hợp phức tạp cần xác minh hoặc phối hợp với cơ quan khác được theo dõi riêng để không ảnh hưởng đến thời hạn giải quyết.

Phường cũng chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin, khai thác hiệu quả các hệ thống dữ liệu và phần mềm nghiệp vụ, tăng cường trao đổi, phối hợp giữa các bộ phận để hạn chế khâu trung gian.

Giám đốc Sở Nội vụ TPHCM Phạm Thị Thanh Hiền cho biết, sau hơn một năm vận hành chính quyền địa phương 2 cấp, chuyên viên tư pháp - hộ tịch cấp xã ngày càng giữ vai trò quan trọng trong giải quyết thủ tục liên quan đến quyền lợi hợp pháp của người dân và tham mưu triển khai pháp luật tại cơ sở. TPHCM xác định cần kiện toàn đội ngũ theo vị trí việc làm, phù hợp chuyên môn, năng lực và yêu cầu nhiệm vụ.

Theo bà Phạm Thị Thanh Hiền, TPHCM không bố trí công chức theo cách chia đều cho các xã, phường, đặc khu mà căn cứ vị trí việc làm, biên chế được giao và yêu cầu thực tế từng địa bàn. Từ vị trí việc làm và biên chế được giao, UBND cấp xã chủ động bố trí công chức dựa trên quy mô dân số, số lượng hồ sơ, tính chất công việc và đặc điểm địa bàn. Những nơi đông dân, hồ sơ lớn cần có phương án nhân lực phù hợp, không áp dụng một cách bố trí chung cho tất cả địa phương.

Sắp xếp lại người, củng cố nghiệp vụ

Yêu cầu mới đối với lĩnh vực tư pháp - hộ tịch thể hiện qua từng hồ sơ phải xử lý. Theo ông Trần Hải Đoàn, Chánh Văn phòng HĐND và UBND phường Bình Phú (TPHCM), nhiều trường hợp cần đối chiếu dữ liệu, xác minh giữa các địa phương, xử lý trên môi trường điện tử và cán bộ phải chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả giải quyết.

Trong quý 3-2026, phường theo dõi 7.235 hồ sơ thủ tục hành chính, trong đó có 41 hồ sơ từ kỳ trước chuyển sang. Riêng lĩnh vực hộ tịch có 1.396 hồ sơ, chứng thực 5.195 hồ sơ, tổng cộng 6.591 hồ sơ.

Phần lớn hồ sơ được tiếp nhận, giải quyết tại Trung tâm Phục vụ hành chính công của phường, bình quân khoảng 2.200 hồ sơ/tháng đối với hai nhóm này.

Để đáp ứng công việc, phường Bình Phú bố trí 2 công chức thuộc Văn phòng HĐND và UBND phường tham mưu, theo dõi, thực hiện nhiệm vụ tư pháp - hộ tịch; 2 chuyên viên tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tiếp nhận, hướng dẫn và trả kết quả.

Theo ông Đoàn, đội ngũ cơ bản đáp ứng yêu cầu, có tinh thần trách nhiệm và được đào tạo, bồi dưỡng theo vị trí việc làm.

Cái khó hiện nay nằm nhiều ở dữ liệu và hệ thống xử lý. Một số dữ liệu hộ tịch cũ chưa được cập nhật đầy đủ, chuyên viên tư pháp - hộ tịch vẫn phải tìm lại hồ sơ giấy hoặc kiểm tra thủ công.

Việc trích xuất dữ liệu khai sinh, khai tử, kết hôn trên phần mềm có lúc còn hạn chế; tra cứu xác nhận tình trạng hôn nhân chưa thuận tiện. Việc đồng bộ trạng thái hồ sơ giữa Cổng Dịch vụ công quốc gia, hệ thống phối hợp xử lý và các phần mềm chuyên ngành cũng có thời điểm chưa ổn định.

TPHCM đã tổ chức các lớp tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ, giúp cơ sở cập nhật quy định và triển khai nhiệm vụ. Tuy nhiên, theo ông Đoàn, thực tế phát sinh nhiều tình huống cần được hướng dẫn sát hơn. Phường kiến nghị có đầu mối hỗ trợ nghiệp vụ và kỹ thuật khi gặp trường hợp khó.

Tại phường Phước Thắng, việc sắp xếp lại nhân sự được thực hiện theo vị trí và chuyên môn. Theo ông Phan Trọng Hạnh, Phó Chủ tịch UBND phường, 4 chuyên viên được phân công vào các vị trí chuyên môn, nghiệp vụ tư pháp, xác định rõ người phụ trách và trách nhiệm phối hợp.

Trong đó có chuyên viên phụ trách hộ tịch, chứng thực; chuyên viên theo dõi xây dựng, kiểm tra, rà soát văn bản và thi hành pháp luật; chuyên viên đảm nhận tiếp công dân, khiếu nại, tố cáo. Phường Phước Thắng đồng thời rà soát nhu cầu bồi dưỡng về xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, thi hành pháp luật, phổ biến giáo dục pháp luật, công nghệ và chuyển đổi số.

Ông Phan Trọng Hạnh cho rằng, khi nhiệm vụ được đưa về cơ sở, việc bố trí nhân sự phải gắn với yêu cầu chuyên môn của từng phần việc, đồng thời xác định những năng lực cần bổ sung để cán bộ xử lý tốt công việc được giao.

Nhóm PV Báo SGGP

Tư pháp cấp xã sau phân cấp, phân quyền - Bài 1: Tăng thẩm quyền và trách nhiệm